リスク法務実務研究会は、弁護士、税理士、社会保険労務士、司法書士、行政書士、不動産鑑定士、土地家屋調査士、弁理士、ファイナンシャルプランナー、保険代理店等の各種専門家によって構成する任意団体です。

【質問者】
　製造業（正社員 30 名、パート 15 名）

【質問内容】
　当社は、製造業を営む株式会社です。今年 1 月からマイナンバーの運用が始まりましたが、早速採用、退職等があって雇用保険手続が発生しています。
　多くの場合、手続等に必要なためマイナンバーの提出を求め、問題なく提出を受けておりますが、1 人だけ退職予定者が退職日まで提出となってしまいました。このまま提出が受けられない可能性が高いと考えられる状況です。
　聞いた話によりますと、本人が提出しなかった場合等は、マイナンバーを記載しなくても手続きができるということです。今回のような場合は、このまま特に何もしなくてもよいでしょうか。

　【個人番号取得の義務】
　今年からマイナンバー（以下、 「個人番号」 ）の運用が始まりました。昨年は準備期間ということで、特に関係業者等の売り込みがすごかったのですが、少し落ち着いてきた感があります。
　ところで、個人番号法が注目されがちですが、個人番号法は、個人番号の取得や保管等について定める法律であり、取得すること自体の義務等を定める法律ではありません。貴社が入社退社等の手続のために個人番号の提出を求めているのは、雇用保険手続のためですね。雇用保険法により、事業所に取得届や喪失届等の提出が義務づけられており、その届の内容の一部として個人番号の記載が求められているわけです。

　【義務違反？】
　雇用保険の取得届、喪失届等の手続に際し、個人番号を記載しないことは一応法律上の義務違反となります。しかし、この義務違反は、提出しなければならない者が提出しないことが原因であって、事業所が責められるのではあまりにも酷です。そのため、雇用保険に関して、本人が提出を拒んだ場合等においては、個人番号を記載しなくとも手続が進められるよう取扱うことが周知されています。
　それなら、個人番号を取得しなくてもいいのではないかという話しになりますね。しかし、そうはいきません。取得して記載する義務があるところ、取得しようとしてもできなかったのであればやむを得ませんが、最初から取得することを放棄していれば、やはり必要な義務を完全に怠っているということになります。あくまでも、取得しようとした結果、本人が提出しなかった等の事情がなければ義務違反を問われると考えておく必要があります。

　【提出されないときの対応】
　個人番号の提出を求めたところ、拒まれた場合は、ただ個人番号を記載せずに手続きするだけでなく、記録を残しておくことが重要です。 「取得しようと努力した結果、取得できなかった」という記録です。例えば、いつ、誰が提出を求め、どのような反応があったか等を記録しておくような感じです。中には、提出を拒んだ場合には、提出しない旨記載した書面を記載させようと考えている事業所もあります。これでも構いませんが、提出しない人ですから、書面自体も拒否する可能性も考えられます。この場合、やはり拒否したことは記録しておくことになりますね。
　ちなみに、番号通知カードを受け取れなかった場合や、受け取った後紛失したため提出できないケースがあるかもしれません。この場合は、個人番号が記載された住民票の提出を求めて下さい。

　【提出を拒む人について】
　個人番号は、まだ運用が始まったばかりの制度です。以前から在職している従業員の場合は、提出を拒んだことを理由として懲戒処分が可能かというと、事実上難しいと考えられます。ずっと在職している人については、次回の年末調整から毎年必要になりますし、将来退職したときにも必要ですが、現行法では拒まれたらそこまでという感があります。